Zoos idékultur 2.0

I Pluspartnerskabet mellem 2+1 Idébureau og Zoologisk Have arbejder vi med, hvordan vi kan styrke oplevelser og faciliteter i Zoo gennem mindre og mellemstore projekter udviklet på baggrund af indsigter i vores målgruppers behov og ønsker.

Det er således en ny tilgang til innovation, da man indtil nu i Zoologisk Have i høj grad har fokuseret på innovation i forhold til større anlægsprojekter. I vores arbejde med dette tager vi bl.a. udgangspunkt i læringer fra den idékultur, der allerede er implementeret i Zoo.

Vores målsætninger for projektet er at:

  1. Øge besøgstallene og loyaliteten hos gæsterne, så flere fornyr årskort, besøger haven oftere og lægger flere penge pr. besøg.
  2. Videreudvikling af den eksisterende idékultur fra ver. 1.0 til 2.0
  3. Øge motivationen for at være en del af idékulturen

013

Vi ser en mulighed i Zoos eksisterende idékultur. Idékultur 1.0 inviterer alle medarbejdere til løbende at komme med små som store idéer, der kan forbedre haven som oplevelse og arbejdsplads. Næste skridt er at arbejde med, hvordan vi kan udbrede idékulturen og inddrage flere. Vi skal bevæge os fra at have gæster til også at have deltagere.

 

Fra afsenderorienteret idéudvikling → Til modtagerorienteret og indsigtsbåret idékultur

 

For at kunne udvikle de bedste og mest målrettede løsninger, må vi kende gæsternes problemer, idéer og behov. Zoos medarbejdere skal møde gæsterne på en kvalificeret måde. De skal derfor have adgang til værktøjer og uddannes i, hvordan man får relevante input fra gæsterne, der kan bruges til at udvikle og/eller kvalificere idéer, der både skaber værdi for gæsterne og for Zoo.

I den forbindelse har vi gjort os en række overvejelser omkring, hvordan vi vi skaber en sømløs og ukompliceret videreudvikling og implementering af idékulturen.

  • Zoos medarbejdere skal have tillid til at inddragelse af gæsterne skaber værdi for idékulturen.
  • Vi skal bruge den eksisterende idékulturs visuelle identitet (Bidrager til at skabe et velkendt og trygt univers).
  • Vi skal videreføre den enkle organisering og proces fra nuværende idekultur (Udvikle enkle værktøjer og metoder, der er nemme at gå til).
  • 2+1 skal bag om Zoos medarbejdere, så de kan komme bag om gæsterne (Forstå Zoos medarbejdere – og deres arbejde, hvordan fungerer Zoos idékultur og hvordan er arbejdsgangene? Hvordan og hvornår opstår ideerne?).
  • Hvad har gjort idékultur 1.0 til en succes? (Vi skal undersøge, hvordan dette projekt indlejrer sig i kulturen – sømløst og uden at blive et uproduktivt vedhæng).
  • Vi skal sammen finde ud af, hvilke områder idékultur 2.0 kan bruges på over for gæsterne i Zoo (Temaopdelt f.eks. overordnet ”før besøget” ”ved burene”, ”mellem burene”, “efter besøget” og så finde nogle undertemaer, fx ”spiseoplevelsen”, ”pausen”, ”dyreunger” m.v.).

Vi skal derudover være opmærksomme på, hvordan vi sikrer, at medarbejderne ikke mister følelsen af ejerskab til et projekt, hvis det ikke er dem, der oprindeligt har fået idéen, men derimod en gæst.

 

Vores hypoteser

  1. Medarbejdere har forskellige forudsætninger
  2. Selv de mest enkle værktøjer gør en forskel
  3. Anerkendelse via uddannelse skaber motivation
  4. Feedback fra gæster motiverer
  5. Kan skabe afsæt for yderligere inddragelse af gæster

015

Vores opstartsmøde gav os allerede de første input til, hvad vi skal fokusere på, og hvad der vil fungere bedst i hverdagen i Zoo i forhold til at indhente brugbare input til videreudvikling.

For at få en bedre forståelse af Zoo, medarbejderne, deres arbejdsgange, den eksisterende idékultur – og hvordan den fungerer i praksis – vil næste skridt i processen blive at gennemføre en række interviews, der kan hjælpe 2+1 til at få et godt indblik i dagligdagen i Zoo, hvilket skal hjælpe til at udvikle brugbare værktøjer tilpasset Zoos medarbejdere, som kan implementeres så sømløst som muligt.

Der var i projektgruppen bred enighed om, at vi gerne vil gå hurtigt i test-mode, således at vi hurtigt får udviklet og afprøvet nogle konkrete værktøjer.

Indledende undersøgelser – hverdagen med en idékultur i Zoo

Vi har nu gennem en periode arbejdet med at ”komme ind under huden” på medarbejderne i Zoo. Vores undersøgelser har udover desk research omkring haven bestået af en række interviews med bl.a. vores projektgruppe hos Zoo samt kernemedarbejdere med et indgående kendskab til og erfaringer med idékulturen.

Vi har derudover været rundt i Zoo og kigget på projekter, der er blevet til under idékulturen, ligesom vi har deltaget i VildTorsdag, hvor der uddeles penge til nye projekter.

På denne måde har vi fået indblik i, hvordan idéerne typisk opstår, hvordan de udvikles og bliver fulgt til dørs. Dette har også været med til at pege på, hvornår og hvordan der kan være behov for input fra gæsterne i forhold til idéudvikling og idékvalificering.

img_3977

Vi er på baggrund af dette kommet frem til to kategorier af værktøjer til Zoos medarbejdere i forhold til at indhente input fra Zoos gæster; daglige og periodiske.

De daglige er de værktøjer Zoos medarbejderne i hverdagen kan bruge til at udvikle og kvalificere idéer med fokus på gæsterne.

De periodiske er de værktøjer, der med mellemrum kan trækkes frem, og typisk vil være synlige ude i haven, for at få input i relation til større projekter eller for at få afdækket hvilke gæstebehov, der er aktuelle i forhold til udviklingen af haven og optimeringen af oplevelsen i Zoo.

De daglige og periodiske værktøjer kan derudover opdeles i repræsentative og opsøgende metoder. Vi har derfor arbejdet på at udvikle værktøjer, der kan fungere som repræsentanter for gæsterne i hverdagen og værktøjer, der kan bruges til at henvende sig direkte til gæsterne, når der er tid og ressourcer til dette.

 

Der blev efterfølgende afholdt en intern workshop hos 2+1, hvor vi har arbejdet med udviklingen af en bruttoliste med idéer til både mulige daglige og periodiske værktøjer. Disse skulle efterfølgende kvalificeres af projektgruppen og udvalgte medarbejdere fra Zoo.

intern-vaerktoejs-workshop

WORKSHOP MED PROJEKTGRUPPEN

På vores interne workshop i 2+1 udarbejdede vi et idékatalog med potentielle værktøjer, der kunne tages i brug af Zoo for at øge dialogen mellem gæster og medarbejdere. Denne bruttoliste rummede en bred vifte af skræddersyede værktøjer til Zoo, der var enten daglige eller periodiske samt benyttede sig af repræsentative og opsøgende metoder.

Med vores liste af prækvalificerede værktøjer og metoder i hånden inviterede vi projektgruppen til en workshop i Zoologisk Have. Til workshoppen havde vi udviklet en matrix til få kvalificeret de enkelte metoder og værktøjer.

Matrixen gav projektgruppen mulighed for at kategorisere de præsenterede værktøjer efter hvorvidt de fandt denne type værktøj/metode relevant og hvor sværhedsgraden lå i forhold til implementering – både inden for og efter projektperioden.

2+1

Vi fandt hurtigt ud af, hvilke værktøjer i vores idékatalog som medarbejderne i Zoo vurderede relevante for den fremtidige idéudviklingen, samt hvilke der var mulige at eksekvere og samle op på efterfølgende.

I sidste ende er vores mission at designe værktøjer, der kan indgå i Zoos værktøjskasse til hjælp med idéudvikling og -kvalificering. Værktøjer der tager højde for arbejdsgangene omkring udviklingen af nye projekter og tiltag, og dermed kan indgå naturligt i disse processer.

Matrixen var et godt afsæt for diskussionen omkring, hvad for en type viden Zoo efterspørger, og hvordan vores designløsninger kan skabe muligheder for, at de kan få indblik i gæsternes behov eller få kvalificeret deres idéer af de besøgende. Der var en god kreativ følelse af samskabelse i rummet, hvilket gav både Zoo og os en fornemmelse for potentialet ved dette partnerskab.

2+1

2+1

Efter en dialog om anvendeligheden og mulighederne for implementering af de enkelte værktøjer lagde vi os fast på to skitser af idéer, som kom med hjem på tegnebrættet hos 2+1.

Udvikling og produktion af værktøjer

I fælleskab havde vi nu lagt os fast på to værktøjer; et dagligt og et periodisk. Herefter tog vi fat på udfærdigelsen af disse, hvor vi med opsmøgede ærmer tegnede, rettede, slettede, modificerede, justerede samt klippede og klistrede. Undervejs kvalificerede vi vores modeller hos Zoo – og da vi var nået til et produkt som både Zoo og vi kunne stå inde for, blev vores to værktøjer sat i produktion. I de følgende afsnit uddyber vi vores refleksioner, overvejelser og argumenter for Pixibogen og Idéburet.

IMG_9279 (2)
IMG_9394 (2)
Pixibogen

Som dagligt værktøj havde vi besluttet at producere en pixibog med personaer, der kan repræsentere de mest centrale besøgende i Zoo. De fleste genkender pixibogen fra godnathistorie-seancer i barndommen – det er det kvadratiske format med en simpel fortælling. Fordelen ved dette format er overskueligheden og formatets præcise og begrænsede indhold, hvilket gør den tilgængelig og brugbar i idéprocesserne.

Pixibogen, som vi kalder ”PerZOOnaer – lær vores gæster at kende”, beskriver seks typiske besøgsforløb for seks kernebrugere af Zoo. Personaerne er baseret på målgruppeundersøgelser foretaget af Zoo samt interviews med udvalgte medarbejdere. Personaerne har hver især forskellige dagsordner og behov, der afdækkes på deres rejse rundt i Zoo.

IMG_9719

Formålet med personaerne er at give medarbejderne i Zoo en malende beskrivelse af, hvem deres gæster er og hvilke behov, ønsker og drømme de har, når de besøger Zoo. Personaerne beskriver således et spektrum af behov, som Zoos medarbejdere kan tage med i deres idéudvikling og -kvalificering. De små narrativer skal øge de ansattes bevidste inddragelse af de besøgendes behov, når de laver nye tiltag i Zoo.

For at øge brugbarheden ved pixi-designet skabte vi en løsning med et folde system, hvor det længere narrativ kan foldes op og i alt efter, hvordan pixi’en skal bruges. De første gange redskabet tages i brug, kan man således folde klapperne i bogen ud og læse den detaljerede beskrivelse af de enkelte personaer. Når klapperne er foldet ind formidles personaerne i kortere statements og beskrivelser. Det er vores intention, at de ansatte på sigt har fået så godt et indblik i fortællingerne, at de gennem illustrationerne og de korte statements bliver i stand til at indtænke og tage højde for gæsternes behov i de enkelte projekter samt identificere hvor der er huller og uudnyttet potentiale.

IMG_4109

 

Idéburet

Ambitionen med vores pluspartnerskab har været at arbejde videre med den eksisterende idékultur og invitere gæsterne til at deltage aktivt i idéudviklingen og –kvalificeringen. Som periodisk værktøj har vi udviklet et Idébur, der er en fysisk udbygning af den eksisterende idékultur hos Zoo. Idéburet skaber en fysisk ramme i haven for inddragelse af gæsterne, når Zoo har brug for nye input og kvalificering af udvalgte projekter. Det er således et værktøj, der kan benyttes efter behov, men kræver en større koordinering og organisering end de daglige værktøjer som fx pixibogen.

IMG_9531 IMG_9534

En pensioneret skibscontainer mimer et bur, der fyldes med brugerinddragende aktiviteter og spørgsmål – indhold som skal facilitere en dialog mellem gæsterne og medarbejderne i Zoo.

Vi tog udgangspunkt i en aktuel case i Zoo, nemlig anlægningen af en ny legeplads. Dette projekt gav mulighed for at invitere gæsterne til at tage stilling til, hvor i Zoo de savnede en ”pause”, hvilken type pause de savnede og hvor de savner forskellige boder, der eksempelvis sælger kaffe, frugt, is osv. Rustet med disse spørgsmål indfanget gennem interviews med Zoos projektgruppe gav vi dem form som lege i containeren.

IMG_9522

IMG_9524

IMG_9525

De inddragende designløsninger i Idéburet er udformet således, at Zoo på en let måde selv kan samle op på de indkomne tilbagemeldinger og ligeledes opdatere og udvælge nye spørgsmål til Idéburet afhængig af de aktuelle problemstillinger i Haven, og hvilke spørgsmål de savner at få svar på.

Derudover findes der nu et samlet idékatalog med metoder og værktøjer, som Zoo kan udvælge fra og tage i brug, alt efter hvordan og hvornår gæsterne skal inddrages.

Test af værktøjer

Efter vores skitser af de to værktøjer havde taget fysisk form og var blevet distribueret og sat op i Zoologisk Have, indledte vi undersøgelserne af, hvordan disse værktøjsprototyper blev modtaget og assimileret i Zoo.

Værktøjerne lanceres i Zoo
Pixibogen blev delt ud på et internt møde i Zoo, og de 100 trykte eksemplarer blev hurtigt revet væk. Derudover har vi trykt og placeret plakater med illustrationer og en kort beskrivelse af de seks personaer i Zoos interne idérum for at skabe synlighed omkring de nye initiativer. Her skal plakaterne, som et supplement til pixi’en, minde de ansatte om værktøjet og skabe en dialog om, hvorvidt gæsterne indtænkes i de forskellige projekter, der udvikles og præsenteres i idérummet.
PerZOOnaerne skal nu integreres i de ansattes begrebsapparat, hvor værktøjets succes afgøres af de ansattes engagement og løbende brug af metoderne i praksis.

Idéburet har fået en central placering, nær indgangen og nedgangen til den tunnel, der deler Zoologisk Have i to. Den er blevet udsmykket på ydersiden med invitationer og opfordringer til at træde indenfor og deltage. Rundt omkring i Zoo finder den besøgende skilte, der orienterer om initiativet og inviterer til at besøge Idéburet.

IMG_9521 (2)

De første observationer
Vi har op til afslutningen af projektperioden afholdt en første runde af observationer af og interviews med de besøgende. I løbet af nogle timer i det isklare solskinsvejr snakkede vi med en bred skare af gæster: Familier med børn, par uden børn – både med og uden årskort til Zoo. Disse bekræftede udvælgelsen af de personaer, vi har udfoldet i pixibogen.

I idéburet blev der sat klistermærker på kortet over Zoo, hvor gæsterne savnede pauser, kaffe, frugt, is osv. Og vi dykkede ned i den gamle elefants fodertønde, hvor foderet nu er erstattet af røde bolde til afstemning om, hvad folk savner på deres tur rundt i Zoo – behov for lege-, spise- eller rolige zoner?

IMG_9538 (2)

Det blev hurtigt klart, at de besøgende meget gerne vil inddrages i Zoo idéudvilkingsprocesser. De er meget interesserede i at få et ”say” og en grad af medbestemmelse i Zoo. Vores interviews og observationer viste ligeledes, at folk gerne vil inviteres ind i idéburet af en medarbejder i Zoo, der også kan fortælle om baggrunden for idéburet og hjælpe dem med at reflektere over spørgsmålene og svare på uddybende spørgsmål. Dette giver samtidig mulighed for at medarbejderne kan få præciseret og uddybet nogle af gæsternes svar, så der både opnås et kvalitativt og kvantitativt output. Disse læringer er brugbare i forhold til næste gang, der skal planlægges et forløb med idéburet – fx kan der tilknyttes en kontaktperson, der kan guide gæsterne og opsamle supplerende input fra en bredere skare af besøgende.

IMG_9548 (2)

IMG_9553 (2)

Afslutning
Her ved afslutningen af projektperioden får Zoologisk Have overdraget et samlet katalog med de idéer, der er blevet udviklet undervejs. Vi har erfaret, hvor vigtigt det er, at der i en idékultur som Zoos tages højde for både forskellige typer af samarbejder omkring udviklingen af projekter. Derudover er fleksibiliteten og tilgængeligheden i værktøjerne og metoderne vigtig i forhold til at kunne springe på den bølge af aktiviteter, der udspiller sig netop nu. En idékultur er ikke noget, der opstår fra den ene dag til den anden – den har fået lov at vokse langsomt og er dermed blevet en naturlig del af hverdagen og arbejdsgangene i Zoo. På samme måde overlader vi nu vores designløsninger, så de kan få lov at indlejre sig og blive en naturlig del af idékulturen. Vi er spændte på at se, hvordan det udvikler sig.